在會(huì)議過(guò)程中,由記錄人員把會(huì)議的組織情況和具體內(nèi)容記錄下來(lái),就形成了會(huì)議記錄。“記”有詳記與略記之別。略記是記會(huì)議大要,會(huì)議上的重要或主要言論。詳記則要求記錄的項(xiàng)目必須完備,記錄的言論必須詳細(xì)完整。若需要留下包括上述內(nèi)容的會(huì)議記錄則要靠“錄”!颁洝庇泄P錄、音錄和影像錄幾種,對(duì)會(huì)議記錄而言,音錄、像錄通常只是手段,最終還要將錄下的內(nèi)容還原成文字。筆錄也常常要借助音錄、像錄,以之作為記錄內(nèi)容最大限度地再現(xiàn)會(huì)議情境的保證。
1、會(huì)前準(zhǔn)備。在會(huì)議開(kāi)始時(shí),會(huì)議記錄員應(yīng)盡量熟悉和了解會(huì)議的有關(guān)資料和情況。并準(zhǔn)備好必要的記錄工具, 如筆、紙和錄音機(jī)等。
2、注意記錄格式。會(huì)議記錄應(yīng)按格式記錄。首先寫(xiě)上會(huì)議名稱、召開(kāi)時(shí)間和主辦單位;然后寫(xiě)上會(huì)議的中心議題、 主持人、與會(huì)人數(shù)(或與會(huì)名單);再開(kāi)始記錄正式內(nèi)容, 記錄內(nèi)容時(shí),應(yīng)先記上講話者姓名、題目;再記講話內(nèi)容; 最后,別忘了寫(xiě)上記錄人姓名和日期。如果是摘要記錄,只需 將大、小標(biāo)題及主要內(nèi)容記錄下來(lái)即可。如是全文記錄,最 好學(xué)會(huì)速記法,若能用錄音機(jī)記錄則更理想。
3、會(huì)后整理。在記錄過(guò)程中,由于趕速度,字跡難免潦草,或是運(yùn)用了一些符號(hào)或簡(jiǎn)語(yǔ)代替,會(huì)后需要及時(shí)整理, 否則日久忘記,就失去了保存的價(jià)值。